Préambule
L'AMREF est convaincue qu'elle doit délivrer une information claire, accessible et fiable afin de garantir la confiance, la transparence et la fécondité de son action.
L'AMREF s'engage à agir en toute tranparence et à partager ses résultats et ses expériences pour le bénéfice de tous.
L'AMREF est également responsable devant ses employés, ses partenaires, ses donateurs et les gouvernements des pays dans lesquels elle intervient.
Le but de ce document est de fournir un guide à tous les employés de l'AMREF et à tous les membres de l'organisation pour mener une politique ouverte de partage des informations. Un autre objectif est d'informer les gens en dehors de l'AMREF de ce qu'ils peuvent attendre de l'AMREF ou quelles informations ils peuvent demander et recevoir de l’AMREF.
Ce document explique comment et dans quelle mesure l'AMREF partage ses informations de façon proactive auprès du grand public.
L'AMREF partagera d'autres informations avec son personnel, ses partenaires, ses collaborateurs, et toutes les aprties prenantes, dans le souci de garantir le respect et la tra,nsparence au sein de ces relations.
Cette partage des informations sera guidée par les politiques, les procédures (et les accords ou contrats) qui se rapportent à la relation spécifique.
Information à partager librement et ouvertement
Le texte qui suit présente des informations de diverses catégories qui seront communiqués librement, ouvertement et de manière proactive:
- Principes: la vision, la mission, des valeurs, des buts et des objectifs, des stratégies, le dépôt légal, le statut, le siège et l’adresse de l’AMREF.
- La Gouvernance et les Cadres clés: les noms et les brèves biographies des membres du conseil d'administration, du président, du chef de la direction, des cadres supérieurs, des membres de l'équipe.
- Les politiques organisationnelles: les principaux processus de prise de décision, en termes de qui prend la décision pour engager les directeurs, pour recruter le personnel; pour évaluer les performances du personnel et de la promotion du développement, des stratégies, des plans et approbation du budget; des examens et évaluations. Pour les autres processus de prise de décisions de l'organisation actuelle des politiques organisationnelles et de manuels / documents devraient également être partagée librement et ouvertement.
- Performance: des rapports actuels des expériences, des réalisations, du succès, des échecs, des contraintes, des innovations, soit directement, soit par des rapports annuels, par des rapports d'examen ou de vérification des déclarations au moins annuellement.
- Effectif: Nombre de membres du personnel, le genre, la nationalité, les dépenses agrégés du personnel, les départements et le personnel par département, les allocations du personnel. Information Personnel Identifiable (IPI) ne sera divulgué que par besoin légitime juridique ou commercial.
- Les fonds et des finances: Types, proportion et chiffres absolus de revenus; sources de revenus, les dépenses par catégories et les chefs; taux entre coûts prévu et réel pour le personnel, dépenses d'appui, des coûts du projet, coût de collecte de fonds, coût d'administration; structure de financement, des types et emplacements des fonds de placement; méthodes de collecte de fonds et des produits. Information sur les recettes et les dépenses seront regroupées en sommes de 100.000 $ et plus.
- Les relations: les relations clés que nous avons en termes de groupes ou des partenaires, des réseaux, des coalitions, des alliances où nous appartenons et avec lesquels nous travaillons de qui nous recevons de l'argent, où et comment nous allons investir notre argent, qui sont nos banquiers , nos audits, nos avocats etc.
- Notre positionnement selon des questions à traiter: Notre guide, notre façon de penser, et notre positionnement selon les questions relatives à notre mission, les objectifs et stratégies, en particulier celles qui ont trait aux activités de plaidoyer actif.
- Impressions/Réactions: Une présentation périodique des avis/opinions de nos dépositaires/parties prenantes de nous et de notre performance à travers de rapports annuels et des rapports d'évaluations externes menées par les donateurs, en collaboration avec l'AMREF
Voies et moyens de partage des informations
- L’AMREF sera responsables au premier chef du partage des informations relatives à ses propres régions et domaines de responsabilités en fonction de cette politique.
- Toutes les informations seront partagées en temps voulu. Des informations échangées seront datés pour indiquer les délais.
- L’AMREF partagera des informations mentionnées ci-dessus en anglais.
- Les informations mentionnées ci-dessus sous les rubriques «Principes» et «Cadres clés» liés à organisation internationale de l'AMREF seront utilisées par toutes les parties de l'organisation et à partager, y compris leurs détails nationaux ou régionaux. En outre, les bureaux de pays et des bureaux régionaux de l'AMREF utiliseront également des informations des uns des autres et les partager avec leurs circonscriptions, en particulier quand ils sont liés dans les réponses à leurs actes.
- L’AMREF veillera à ce que tous les partenaires et les parties intéressées, y compris les pauvres et les personnes marginalisées et leurs organisations, aient accès en temps voulu, à des informations de qualité en formes et en formats accessibles.
- Le site web de l'AMREF sera le principal lieu de partage manière proactive des informations mentionnées ci-dessus avec une plus grande audience. L’AMREF, dans les limites de ses ressources, enverra également des informations à la demande (en fonction de la présente politique) sous forme électronique ou imprimée à une adresse authentique de la personne ou de l'organisation demandant de telles informations.
- On ne répondra pas à des demandes anonymes de renseignements.
- La réévaluation du respect de cette politique sera la fonction du personnel et des unités de l'AMREF chargée du Système de Suivi et d'Evaluation. Ces rapports d'évaluation seront présentés et discutés dans des réunions des Cadres Supérieurs de Gestion (CSG) et dans les réunions du conseil au moins une fois par année.
Confidentialité
AMREF ne doit pas divulguer les types suivants d'informations:
- Les données personnelles du personnel: adresse, statuts de famille, le revenu, les biens, l'orientation sexuelle, informations relatives à la sante du personnel.
- La propriété intellectuelle ou d'autres informations qui ont été divulgués ou fournis à l'AMREF sous obligation de confidentialité ou qui sont soumises à des restrictions juridiques, ou la propriété intellectuelle de l'AMREF, à moins que le consentement de cette divulgation a été obtenu du propriétaire de cette propriété intellectuelle.
- Des conseils juridiques et les questions en litige ou en cours de négociation, y compris d'investigation et de discipline informations générées au sein de ou pour l'AMREF.
- Les informations ne concernant que l'administration interne, la gestion ou les systèmes d'exploitation qui ne sont pas directement valable en dehors de l'organisation, des documents internes ou écrite par le personnel à l’intention de leurs collègues, de leurs supérieurs ou de leurs subordonnés, à moins que ces documents sont destinés à la circulation.
- Informations sur la collecte de fonds, dont la divulgation va mettre en danger la compétitivité de l'AMREF en matière de collecte de fonds.
- Ce n'est que dans des cas et des circonstances exceptionnels que l'AMREF peut provisoirement retirer/suspendre toute ou une partie de cette politique. Cette suspension sera soumise à l'approbation de du président et du chef du conseil exécutif de l'AMREF. Les raisons de la suspension de la politique seront clairement expliquées aux personnes avec lesquelles nous travaillons et aux grand public à travers les mécanismes mentionnés ci-dessus.
- Dans des situations inhabituelles (par exemple, pendant la guerre civile ou une insurrection) de l'insécurité, de la menace et de la vulnérabilité de l'organisation, du personnel ou des partenaires, l’AMREF pourrait choisir de ne pas partager l'une ou l’autre des informations données pour une période déterminée.
- De même, si le partage de certaines informations dans la situation locale spécifique mettra en danger le personnel et l'organisation; l'AMREF pourrait choisir de ne pas partager les informations pour une période déterminée.
Conseil d'administration approuvé en novembre 2007
